Die elektronische Dokumentenverwaltung entwickelt sich in Deutschland zwar langsam, aber es gibt durchaus Lösungen, die das Leben deutlich erleichtern. Registrieren Sie sich unbedingt im BundID-Portal – es ist Ihr zentraler Zugangspunkt zu Hunderten von Behördendiensten: von der Steuererklärung (Elster) bis zur Anmeldung beim Standesamt. Installieren Sie außerdem die AusweisApp2 – damit können Sie Dokumente mit Ihrer elektronischen Karte (eID auf dem Personalausweis) signieren. Viele Krankenkassen, Banken und Versicherungen akzeptieren bereits Online-Anträge mit dieser Signatur. Für die Kommunikation mit Behörden nutzen Sie De-Mail (einen sicheren, gerichtlich anerkannten E-Mail-Dienst). Er ist zwar nicht kostenlos, aber für 5 € pro Jahr können Sie rechtsverbindliche Schreiben sofort versenden, ohne zur Post gehen zu müssen. Und keine Angst vor Scans: In Deutschland gilt ein Farbfoto eines Dokuments, aufgenommen mit einem Smartphone (z. B. mit der Adobe Scan- oder Microsoft Lens-App), als Kopie, sofern das Original nicht benötigt wird.
Sollten Sie auf eine absurde Forderung stoßen (z. B. „Bringen Sie eine Überlebensbescheinigung mit“ vom Standesamt), bedenken Sie, dass viele deutsche Beamte selbst nicht alle Gesetze kennen. Nutzen Sie Ihr Recht auf eine „Auskunft aus dem Melderegister“ – diese ersetzt zahlreiche Bescheinigungen. Alternativ können Sie beim Bürgeramt eine „Beglaubigte Kopie“ beantragen. Diese kostet etwa 5 € pro Seite, wird aber von allen Behörden akzeptiert. Ein weiteres wichtiges Instrument ist die „Datenschutzauskunft“ gemäß DSGVO. Sie haben das Recht, einmal jährlich kostenlos einen vollständigen Auszug aller über Sie gespeicherten Daten von jeder Behörde oder jedem Unternehmen anzufordern. Diese Auszüge enthalten oft Fehler (falsche Adresse, veralteter Familienstand), die sich nach der Korrektur oft von selbst lösen. So können Sie die Bürokratie auf legalem Wege zu Ihrem Vorteil nutzen.
Ein anderes Thema sind Bußgelder und Mahnungen des Ordnungsamtes. Sollten Sie ein Bußgeld erhalten (z. B. wegen Falschparkens oder falscher Mülltrennung), zahlen Sie es nicht sofort. Sie haben 14 Tage Zeit, Einspruch einzulegen. Dies ist sogar per E-Mail möglich, sofern die Quittung eine Adresse enthält. Schreiben Sie: „Ich möchte gegen das Bußgeld von … mit der Zahlungsanweisung … Einspruch erheben“ und geben Sie einen beliebigen Grund an, egal wie trivial: „Die Zahlungsfrist wurde falsch angegeben“, „Ich habe keine Warnung erhalten“, „Mein Kennzeichen ist auf dem Foto unleserlich“. In der Hälfte der Fälle wird das Bußgeld reduziert oder erlassen, da die Behörden eine Einigung einfacher finden als eine formelle Untersuchung.
